O gerenciamento de transporte de cargas é uma tarefa que exige muito foco e determinação por parte das transportadoras e profissionais autônomos. Nesse sentido, a logística inteligente é um recurso que pode potencializar a gestão de frete.
Isso ocorre porque é embasada em cinco pilares de grande relevância para a atividade, como planejamento, controle de estoque, visibilidade, redução de custos e monitoramento. Ao atender a todos os requisitos mencionados, o gerenciamento do seu empreendimento logístico tem grandes chances de obter resultados competitivos, capazes de gerar autoridade mercadológica, satisfação por parte do público consumidor e fidelizações.
Pensando nisso, selecionamos as melhores dicas e recomendações para você elevar a eficiência da sua gestão de fretes. Confira.
1. Planeje as etapas com antecedência
O primeiro passo do gerenciamento de frete é acompanhar as movimentações do mercado, especialmente, em períodos sazonais, em que ocorrem maiores buscas por entrega, como no final do ano. Para isso:
- avalie o histórico comercial de anos anteriores;
- veja em quais épocas ocorreram maiores serviços de transporte;
- monte uma estimativa;
- planeje as melhores ações para lidar com a alta demanda e garantir serviços mais eficazes.
Entre os maiores custos que envolvem o valor do frete, está o gasto com combustível, principalmente, o diesel, que costuma ser mais caro. Para diminuir essa quantia e aperfeiçoar os fluxos de entrega, é preciso montar um plano de rotas eficiente.
Assim, os trajetos se tornam mais econômicos e precisos. Isso permite fazer entregas mais rápidas e com um custo operacional reduzido.
2. Realize o monitoramento da frota
O gerenciamento de frete necessita de boa tecnologia para melhorar as operações, como é o caso do monitoramento da frota em tempo real. Afinal, esse recurso gera transparência e aperfeiçoa o relacionamento comercial entre ambas as partes. Dessa forma, o consumidor pode rastrear seus pedidos e acompanhar as atualizações sobre a entrega.
3. Digitalize os documentos
A utilização de documentos digitais desburocratiza as atividades administrativas de rotina. Falando no processo de emissão, em particular, a etapa se torna mais rápida, pois existem modelos pré-definidos no sistema. Basta seguir os passos corretamente para que tudo funcione com agilidade e precisão, sem erros.
Além disso, o controle de contratos e documentações fica mais prático, pois é feito online. Esse investimento otimiza a contabilidade, pois o gerenciamento de arquivos no formato digital XML evita erros e agiliza lançamentos.
Outro diferencial notável corresponde à pesquisa por uma nota fiscal específica. Basta digitar uma palavra-chave no campo de busca do software, como nome do cliente, data ou valor, para acessar o documento em segundos.
Por fim, a automação traz mobilidade à gestão de frete. Se digitalizados, os arquivos são acessados a qualquer hora e lugar com segurança e confiabilidade, pois só os profissionais administrativos terão acesso a tais registros.
4. Trace estratégias de acordo com o cliente
A situação mais crítica para transportadoras e profissionais autônomos é oferecer serviços de qualidade para seus clientes. O público tem grandes expectativas e deseja uma experiência satisfatória em toda a cadeia comercial.
Portanto, oferecer aos clientes uma boa experiência de entrega é indispensável para que eles fechem mais fretes com você. Por isso, é indispensável proporcionar a eles a entrega mais ágil e eficiente possível. Logo, é importante analisar o perfil de cada um para montar estratégias personalizadas, com alto grau de fidelização.
5. Amplie seu networking
Outra conduta interessante que favorece a gestão de fretes é a construção de uma rede de contatos, prática chamada de networking. Nela, você tem a oportunidade de construir relações e parcerias profissionais que favorecem a troca de experiências e aumentam a probabilidade de obter novos clientes.
Para colocar o networking em prática:
- firme parcerias com companhias e pessoas influentes que, apesar de oferecem serviços e produtos diferentes dos seus, também atendam às demandas dos seus clientes;
- marque presença em eventos e feiras que seu perfil de cliente tem o costume de frequentar;
- ofereça a sua clientela e a potenciais contratantes de frete recursos que possam chamar a atenção, como brindes, descontos para contratos recorrentes e presentes em datas especiais.
6. Otimize os níveis de estoque
A abordagem de gerenciamento de estoque está focada na fixação dos limites sobre o número de unidades de determinado produto e no controle de toda sua movimentação, para que chegue dentro do prazo estipulado durante as negociações.
Essas limitações se apoiam em quantidades mínimas e máximas para cada item, buscando que o estoque esteja sempre em um nível ideal de mercadorias, de acordo com as demandas de cada uma. Os pontos de pedido precisam ser familiares ao gestor logístico, o que corresponde ao número de itens no estoque que, sendo atingido, aponta a necessidade de fazer novas compras.
Para isso, é necessário ter como referência o consumo médio mensal, o tempo de reposição e o armazenamento de segurança (dedicado a situações de alta demanda). Aqui, vale mencionar que o uso de itens nos veículos deve ser gerenciado da mesma forma, o que inclui a aquisição de fluidos, óleos, amortecedores, molas, pneus etc.
O cálculo do ponto de pedido é feito por meio da seguinte fórmula:
PP = (consumo médio x tempo de reposição) + estoque de segurança
Vamos a um exemplo prático. Uma empresa tem uma demanda diária de 300 unidades, e o tempo de reposição do fornecedor é de cinco dias. O estoque de segurança corresponde a 100 unidades. A conta seria:
PP = (300 x 5) + 100 = 1.600 unidades
Isso mostra que o departamento logístico deve adquirir novo estoque quando atingir 1.600 unidades no armazém. Assim, a demanda será totalmente coberta durante o prazo que o fornecedor precisa para enviar novas mercadorias.
Outra metodologia que vale ser conhecida é o just in time. Nela, os itens só devem ser solicitados para o estoque no momento mais exato possível, o que valoriza ainda mais o levantamento do ponto de pedido.
7. Avalie a necessidade de trocar de veículo
O mercado de transporte de cargas está em constante mudança por conta do surgimento frequente de novas mercadorias e políticas de acondicionamento. Por isso, acompanhe as tendências do seu segmento para saber se precisa se adequar a algumas diretrizes que envolvem sua empresa.
Entre elas, trocar de veículos ou adquirir carrocerias específicas para transportar determinados produtos com segurança. Nesse caso, participar de um consórcio pode ser a melhor alternativa para o seu empreendimento.
8. Conte com a tecnologia para cálculos mais acertados
Investir em um bom sistema de gestão de frete garante o acompanhamento de fatores fundamentais para um controle eficiente, como:
- acompanhamento da qualidade do serviço;
- cálculo dos custos de frete;
- cobranças;
- definição das melhores rotas;
- gerenciamento logístico da transportadora.
Informatizar processos e levantar números em tempo real permite avaliar o desempenho das atividades de ponta a ponta. Além disso, identificar atividades que estão dando certo e aquelas que necessitam de melhorias.
Então, o que achou das recomendações para melhorar a eficiência da gestão de frete da sua empresa? Ao colocar tudo em prática, gestão administrativa, operacional e de cobrança terá uma performance de alto nível. Por fim, levante indicadores por meio do sistema de gerenciamento e histórico de circulação dos veículos para mensurar os resultados obtidos a partir da implementação das melhorias realizadas.
Que tal aprimorar seus conhecimentos sobre transporte de cargas? Saiba como trocar de caminhão para realizar mais serviços.
